Quelle que soit votre situation au travail, il n’est pas optimal de vous asseoir à votre bureau pendant 7 à 9 heures consécutives et de travailler sans aucune pause. Si vous souhaitez avoir une bonne productivité mais aussi éviter le burn out ou une augmentation du stress, je vous conseille de trouver le rythme de travail qui vous convient pour gagner en efficacité et en bien-être. Vous trouverez ici des conseils et méthodes pour organiser son temps de travail.
Organiser son temps de travail au bureau
Il existe plusieurs options pour organiser son temps de travail :
La méthode Pomodoro
Cette méthode, certainement la plus connue, vous permet de découper vos sessions de travail en période de 25 minutes. Vous procédez ainsi :
- 25 minutes de travail
- 5 minutes de pause
- 25 minutes de travail
- 5 minutes de pause
- Au bout de deux heures, vous pouvez prendre une pause plus longue de 15 à 20 minutes !
Pour ma part, j’aime bien utiliser cette technique lorsque je sais que je dois travailler sur des tâches qui vont me demander du temps et de la concentration. Pour faciliter le calcul, j’utilise une vidéo You Tube qui donne le tempo (et avec une ambiance Harry Potter studieuse… on se croirait à Poudlard 😉)
Les 90 minutes d’intervalles
Que l’on soit éveillé ou endormi, nos corps fonctionnent sur un rythme de 90 minutes. Le chercheur Nathaniel Kleitman a fait cette découverte il y a plusieurs décennies. Ce cycle que suit notre corps existe aussi bien la nuit que le jour, même si cela est plus méconnu. Cela signifie que lorsque l’on est éveillé, nous passons d’un état d’alerte, d’énergie et de focus important à un état plus faible toutes les 90 minutes. Pour respecter ce rythme naturel, tout comme nous avons présenté la méthode Pomodoro juste avant, il est intéressant d’avoir en tête ces cycles pour organiser son temps de travail. Vous pouvez donc travailler durant des périodes de 90 minutes puis prendre une pause de 15 à 20 minutes.
Et voici la vidéo / timer adaptée :
Votre propre rythme
Il n’y a pas de règle qui s’applique à tout le monde ! Comme pour la plupart des conseils que je donne sur Holisflow, il est toujours important de faire le tri et de choisir ce qui vous convient le mieux. Je vous conseille donc de tester plusieurs rythmes et de voir celui qui vous donne le plus d’énergie et de concentration au long de la journée. Et lorsque vous prenez votre pause, n’oubliez pas de faire quelque chose qui vous fait du bien ou vous vide la tête avant de vous remettre au travail…
Planifier sa journée de travail
Planifier en avance pour organiser son temps de travail
On peut facilement se laisser embarquer dans son quotidien et perdre de vue nos objectifs principaux et ceux qui ont une importance capitale pour notre activité professionnelle. Pour éviter ce désagrément et bien organiser son temps de travail, il faut parfois accepter de “perdre un peu de temps” pour en gagner par la suite en planifiant notre activité.
Découper ses actions en petites tâches
En réalité, ce n’est pas du temps perdu et rappelez-vous cette petite phrase d’Henry Ford “Rien n’est particulièrement difficile si on le subdivise en petites tâches”.
J’ai pris l’habitude d’écrire une liste de priorités :
- Au trimestre
- Au mois
- À la semaine
- À la journée
Le fait de savoir la veille les priorités du lendemain m’empêche de perdre du temps sur des actions inutiles. Les objectifs principaux sont notés sur un document Google Doc qui est ma véritable feuille de route. Ainsi, je limite la charge mentale et je n’ai pas à rechercher dans ma tête ce que je dois faire : c’est là, devant mes yeux et cela empêche la tentation de s’éparpiller !
Limiter les distractions
Une manière d’éviter les distractions est de changer périodiquement de lieu de travail. En effet, si vous êtes dans un open space, vous pouvez réserver une salle pour vous concentrer sur ce que vous avez à faire. Vous pouvez même partir de votre bureau pour travailler ailleurs :
- Un café
- Une bibliothèque
- Chez vous
- En extérieur
Une autre façon d’éviter les distractions est d’utiliser un son pour vous concentrer. J’aime bien écouter des vidéos You Tube de “Bruits blancs” qui me permettent immédiatement de me mettre en mode “focus”.
Utiliser la matrice d’Eisenhower lorsque l’on se sent débordé
Lorsque l’on se sent débordé, la matrice d’Eisenhower peut donner un coup de pouce pour organiser son temps de travail.
C’est un outil de gestion du temps visant à améliorer sa productivité. Elle aide à classer une liste de tâches en fonction de leur urgence et de leur importance.
La matrice nous permet de ne pas tomber dans le biais psychologique qui nous fait choisir les activités urgentes au détriment des activités importantes.
Enfin, elle permet de classer ses tâches dans le but de donner la priorité à certaines et de nous concentrer sur l’essentiel.
En classifiant tout ce que vous avez à faire ainsi, vous pourrez facilement classer les tâches en quatre catégories :
⚠️ Les tâches prioritaires
📅 À planifier
🤝 À déléguer
🗑 À abandonner
Comment organiser son temps entre travail et maison
Qu’est-ce qu’un bon équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle ?
Bien que le travail occupe une place importante dans nos vies et soit positif, il peut devenir si prenant, que nous en venons à négliger d’autres aspects de notre vie clés pour notre bien-être et épanouissement personnel. Il est important sur le long terme de trouver un équilibre qui permette de concilier de manière adéquate les exigences de la vie professionnelle et nos besoins personnels.
Et comme on dit qu’une image vaut mille mots, j’aime bien partager ce visuel qui montre comment se découpe notre temps entre :
- Vie privée
- Vie sociale
- Vie professionnelle
La vie sociale correspond à notre vie en société, avec notre famille, nos amis. La vie privée correspond à nos relations intimes mais aussi au temps que l’on passe avec soi-même dans le cadre de temps de repos, d’activités personnelles ou d’introspection.
Ce temps a également son importance pour souffler, se ressourcer, se nourrir.
Attention au diagramme en forme d’oreille de Mickey dans lequel la vie privée et la vie sociale prennent moins de place car la vie professionnelle occupe tout l’espace. C’est là que le burn-out peut pointer le bout de son nez !
Pour éviter cette configuration, il est important lorsque l’on organise son temps de travail d’inscrire dans son agenda des temps de déconnexion ou temps pour soi.
4 principes de la gestion du temps
Alléger son agenda
Lorsque l’emploi du temps devient ingérable, il est important de se donner la possibilité de :
1. Regarder son agenda
2. Prendre son téléphone ou ouvrir sa boite email
3. Annuler ou reporter
Vous pouvez également réfléchir aux actions qu’il serait possible d’automatiser ou bien de déléguer et qui permettraient des journées et semaines plus fluides.
Savoir dire non
Dès l’âge de 3 ou 4 ans, savoir dire non est difficile pour tout le monde. Selon nos valeurs, notre confiance en nous-même, c’est même plus difficile pour certain(e)s d’entre nous (Je m’inclus dedans 🙂 !)…
Ainsi, se donner 24h de réflexion avant de dire oui est utile pour éviter de s’emballer et de dire oui par simple réflexe ou automatisme.
Plus nous respectons nos propres besoins et plus on se fait confiance, plus il nous est facile d’opposer un non affirmé, serein, à la demande qui nous est faite. Savoir dire non, c’est s’accorder le droit de refuser une demande, c’est savoir ce qui est bon pour nous et pour tous en prenant de la hauteur.
Comme la confiance en soi, c’est une compétence à développer pour fixer des limites et gérer efficacement son temps.
Apprendre à fixer des limites
Se fixer des limites, c’est garder la main. C’est une clé du succès. Pour cela, il faut déterminer une durée pour chaque chose.
– Si l’on a une tâche à effectuer (par exemple une présentation à préparer), on se donne un temps précis pour le faire. Il est possible d’utiliser un timer.
– Lors d’un rendez-vous, on prévient son interlocuteur dès le départ du temps dont on dispose.
Se fixer des priorités
Notre productivité est bien meilleure lorsque l’on a une vision claire de ce que l’on doit faire et que l’on a pris le temps d’organiser son temps de travail. Conservez quelques minutes chaque jour pour planifier la journée du lendemain. Conservez également un temps chaque semaine pour préparer les priorités de la semaine à venir.
Posez-vous les questions suivantes :
- Listez vos 3 priorités ce mois-ci / cette semaine
- Quels résultats souhaitez-vous en les choisissant ?
- Enfin, qu’êtes-vous prêt.e à éliminer ou remettre à plus tard pour vous concentrer sur ces priorités ?
